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Préparer son audit

L’ODG, dans le cadre des contrôles internes, doit réaliser des audits auprès de ses opérateurs habilités, producteurs de raisins et vinificateurs.

Les opérateurs, uniquement donneurs d’ordre et conditionneurs, n’étant pas membres de droit de l’ODG sont contrôlés exclusivement dans le cadre des contrôles externes et ne sont donc pas concernés par cette procédure.

> Ces audits sont réalisés sous le contrôle de l’organisme d’Inspection, Quali-Bordeaux et en complément des audits menés par ces derniers dans le cadre des contrôles externes.

> Un audit est un moment important qui vous permet de connaître la situation de votre exploitation vis à vis des règles de production de votre appellation.

> C’est un point complet réalisé via une visite de l’ensemble du vignoble et du chai. Attention! Il peut se révéler chronophage pour vous et pour le chargé de l’audit s’il n’est pas bien préparé.

 Ainsi, bien préparer son audit est essentiel pour :
– Finaliser et organiser vos documents,
– Gagner du temps le jour de l’audit,
– Limiter le nombre de mises en conformité qui vous seront demandées en cas de problèmes constatés.

Les levées de mises en conformité peuvent être fastidieuses, aussi nous vous conseillons de régler le maximum de problèmes en amont, de vous-même, avant qu’ils ne soient relevés (ce que la procédure nomme «l’autocontrôle »).

Pour vous aider dans vos démarches nous vous proposons un guide, qui point par point, vous permettra de faire un état des lieux de votre exploitation vis à vis des règles de production.

L’audit du chai 

Votre identification est-elle à jour?

L’identification reprend l’identité de votre entreprise, les contacts, vos habilitations, vos installations, etc.

Il est possible qu’au fil des ans les données ne soient plus à jour.

Si vous avez un doute n’hésitez pas à consulter notre rubrique Mettre à jour son identification.

Descriptif de cuverie de vinification

 > Ce descriptif doit faire apparaître, l’identification (numéro ou code), le matériau et le volume des cuves.

> Pour rappel votre capacité de cuverie de vinification doit être au minimum égal à : 1,5 x rendement AOC * x surface en production. 

*dernier rendement validé par le Comité National de l’INAO. Généralement 55hl/ha pour les AOC Médoc et Haut Médoc et 57hl/ha pour l’AOC Listrac.
Précision : en cas de production de volumes VCI, il faut ajouter le volume constitué au calcul : (1,5 x rendement AOC x surface en production)+ volume VCI.

> Modèle (aussi disponible dans la boîte à outils).

Attention :  Document à envoyer 10 jours ouvrés minimum avant l’audit.

Identifications dans le chai

CONTENANTS

Les cuves : la capacité (volume) et l’identification doivent apparaître de manière lisible et indélébile sur la cuve.

Les barriques : les lots de barriques doivent être facilement identifiables (numéro de lot, nombre de barriques et capacités)

Autres contenants : la capacité et l’identification doivent apparaitre de manière lisible.


CONTENU

> Volumes non conditionnés : millésime, AOC, couleur, identité du lot et volume doivent apparaître sur la cuve ou sur l’identification des lots de barriques.

> Cas des volumes VCI : le ou les contenants comportant du VCI doivent afficher cette mention.

Il est admis que sur 1 (seul) récipient le VCI soit contenu avec du vin reconnu en AOC du moment que l’affichage le précise.

– Exemple : 100hl 2018 dont 38hl VCI et 62hl d’AOC.
– Rappel : il ne peut y avoir de consume sur le volume VCI.

> Volumes conditionnés (box, piles) : AOC, couleur, millésime, numéro de lot et date du conditionnement doivent apparaitre sur les box de stockage.

Les enregistrements des degrés potentiels naturels de chaque cuve

Vous devrez mettre à disposition le jour de l’audit les enregistrements avant enrichissement et/ou avant lancement de la fermentation, des degrés potentiels naturels de chaque cuve après homogénéisation pour les 3 derniers millésimes.

Registre des manipulations

> Ce registre édité par la Fédération des Grands Vins de Bordeaux, synthétise les registres que vous devez tenir à jour. Vous le trouverez ici en version PDF (et dans votre boite à outils). Une version papier est disponible à l’ODG pour 3,50€TTC (pas d’envoi par courrier).

> Les différents registres doivent être à jour, constitués de feuillets fixes, numérotés dans un ordre continu. Les écritures ne doivent pas pouvoir être modifiées à posteriori.

> Les logiciels de traçabilité peuvent être utilisés mais doivent respecter les règles ci-dessus et permettre d’éditer une version papier lors des contrôles.

Registre d’enrichissement (II. DETENTION ET MANIPULATION)

(Uniquement pour les millésimes où vous avez utilisé l’enrichissement)

Vous devrez mettre à disposition le jour de l’audit :

  • – le registre complété,
  • – la demande préalable déposée sur ProDouane,
  • – L’analyse du lot après enrichissement 

Registre d’acidification /désacidification (II. DETENTION ET MANIPULATION)

(Uniquement pour les millésimes où vous avez utilisé l’un ou l’autre).

Vous devrez mettre à disposition le jour de l’audit :

  • – le registre complété,
  • – la déclaration déposée sur ProDouane

Registre Morceaux de bois de chêne (III. MANIPULATION)

(Uniquement si vous utilisez des morceaux de bois pour l’élaboration d’un vin)

Registre marcs et lies (IV. SOUS-PRODUITS VINIFICATION)

(Obligatoire depuis la récolte 2015)

Vous devrez mettre à disposition le jour de l’audit :

  • – le registre complété,
  • – le bon de sortie des lies du distillateur,
  • – le récapitulatif de campagne du distillateur.

Registre VCI (V. VOLUME COMPLEMENTAIRE INDIVIDUEL)

(Uniquement pour la récolte où vous avez revendiqué du VCI en L19 de la déclaration de récolte ET pour la récolte suivante).

Exemple VCI en L19 sur la récolte 2017, compléter le registre VCI  2017 ET 2018.

Vous devrez mettre à disposition le jour de l’audit :

  • – le registre complété,
  • – la preuve de destruction du VCI si vous en avez détruit (bon du distillateur),

Registre de coupage (VI. COUPAGE – APPLICATION REGLE DU 85/15)

(Uniquement pour les lots pour lesquels vous avez utilisé cette règle.)

Vous devrez mettre à disposition le jour de l’audit le registre complété.

Registre de conditionnement (VII.CONDITIONNEMENT / IDENTIFICATION DES LOTS)

(Uniquement pour les producteurs conditionneurs).
Vous devrez mettre à disposition le jour de l’audit :

  • – le registre complété,
  • – les déclarations de conditionnement transmises à Quali-Bordeaux (historique des déclarations sur votre espace en ligne ou versions papier avec preuves d’envoi)
  • – le bulletin d’analyse fourni à Quali-Bordeaux
  • – votre commentaire de dégustation du lot (daté)

Lots vracs commercialisés

(Uniquement si vous commercialisez des vins en vrac).
Vous devrez mettre à disposition le jour de l’audit :

 

  • – le bulletin d’analyse avant retiraison
  • – un commentaire de dégustation (daté)

Déclarations ponctuelles

Déclaration de déclassement

Vous devrez mettre à disposition le jour de l’audit la copie des déclarations qui ont été transmises à l’ODG. Pour plus de détails sur le déclassement : par ici.

 Déclaration de repli

Vous devrez mettre à disposition le jour de l’audit la copie des déclarations qui ont été transmises à l’ODG. Pour plus de détails sur le repli : par ici.

L’audit du vignoble

Votre identification est-elle à jour?

L’identification reprend l’identité de votre entreprise, les contacts, vos habilitations, vos installations, etc.

Il est possible qu’au fil des ans les données ne soient plus à jour.

Si vous avez un doute n’hésitez pas à consulter notre rubrique Mettre à jour son identification.

Votre parcellaire : fiche de compte Casier Viticole Informatisé – Prodouane.

(Uniquement si vous avez relevé des erreurs sur votre CVI) 

> Vous devez vous assurer que les éléments figurant dans votre fiche de compte CVI ne contiennent pas d’erreur : 

– Parcelles en production, jeunes vignes, vignes arrachées, écartements, AOC, cépage, année de plantation, notamment

> Vous devrez mettre à disposition le jour de l’audit :

– Une trace écrite de la demande de modification déposée auprès des Douanes. En cas de dépôt en main propre demander un accusé de réception (signature + tampon des Douanes par exemple)

Liste des parcelles présentant des pieds morts ou manquants (Liste PMM)

(Uniquement si avez des parcelles présentant plus de 20% de pieds morts ou manquants) 

 > Un modèle est disponible dans la boîte à outils.

Attention : Document à envoyer 10 jours ouvrés minimum avant l’audit.

Changer l'affectation d'une parcelle

(Uniquement si vous destinez une vigne à produire une AOC ou une dénomination hiérarchiquement inférieure à ce qu’elle peut prétendre).

Exemples : une vigne sur la zone AOC Listrac-Médoc déclarée en AOC Haut-Médoc ou une vigne AOC Médoc destinée à produire de l’IGP Atlantique rosé.

Retrouvez toutes les infos sur l’article dédié : par ici

 

Registre des manipulations

> Ce registre édité par la Fédération des Grands Vins de Bordeaux, synthétise les registres que vous devez tenir à jour. Il est disponible dans la boite à outils. Une version papier est disponible à l’ODG pour 3,5€TTC (pas d’envoi par courrier). Cliquez ici, si vous souhaitez obtenir le PDF du registre.

Registre d’entrée de la vendange (I. ENTRÉES DE LA VENDANGE)

Vous devrez mettre à disposition le jour de l’audit :

– le registre complété
– le suivi de maturité de vos vignes :

  • > soit par des analyses de baies (datées)
  • soit par des commentaires de dégustation de baies (datés).
  • Au minimum vous devez fournir un suivi par cépage et par AOC pour chaque récolte.